ChatGPTで下書きを作ると、確かに時間は短縮できます。ところが読み終えると、タイトルだけ変えれば別の会社の記事にも使えそうだと感じることがあります。文章は滑らかでも、読者が知りたかったことは、何段落読んでも出てきません。
こうしたとき、私は文体からは直しません。誰が読むのか、何を知りたくて訪れたのか、読んだ後に何ができるべきかを先に確認します。答えが抜けたまま「もっと自然に書いて」と繰り返しても、変わるのは表現だけです。
AIの文章を整える順番は、不足する内容を補い、読者が読む順序に並べ、最後に文を短くすることです。以下の文は、編集方法を説明するために作った例です。特定の会社の製品・方針・実績を述べたものではありません。
1. 最初の段落で読者の質問に答えているか
「急速に変化するデジタル環境で、コンテンツの重要性は日々高まっています。」間違いとは言いにくいものの、読者はすでにコンテンツが必要だから記事を探しています。ニュースレターの件名をどう書けばよいか知りたい人にとって、この背景説明は長い前置きになります。
修正前
現代のデジタルマーケティング環境において、ニュースレターは顧客との効果的なコミュニケーションに不可欠な手段として定着しています。修正後
ニュースレターの件名が思い浮かばないなら、今回のメールで読者が確認できることを1つ書き出してみてください。本文にない約束を件名に入れないようにしましょう。
これは、気の利いた表現を探した結果ではありません。テーマを説明する文を、読者ができる行動に置き換えたのです。「重要です」を消しても意味が変わらない段落なら、代わりに答えや例を先に置けないか考えてみてください。
下書きを読む前に、文書の冒頭へ「この記事は、ニュースレターの件名を決められない担当者が候補を作るためのもの」といった目的を1文で書いておくと、編集しやすくなります。目的に役立たない背景説明は、後ろへ移したり削ったりできます。
2. 長い文から、誰が何をするのかを取り出す
AIの下書きには、行動そのものより行動についての説明が先に立つ文があります。「確認を進める必要があります」は「確認してください」にできます。ただし、単に短くするだけでは不十分です。何を、誰が、いつ確認するのかは残す必要があります。
修正前
効率的なニュースレター運用のため、配信設定について事前確認が行われることが推奨されます。修正後
配信担当者は、予約する前に送信先と配信時刻を確認してください。
修正前の問題は、文字数よりも、行動の主体と確認対象が曖昧なことです。修正後は、担当者、タイミング、確認項目が分かります。マニュアルなら、こうした情報が文の質を決めます。
Microsoftの文章作成ガイドも、なじみのある言葉と簡潔な文を勧めています。これを韓国語に応用するときは、英語のルールをそのまま移すより、1文に異なる行動がいくつ含まれているかを見る方が実用的です。行動が変わるところで、文を分けてみてください。
3. 好印象の言葉より、確認できる内容を書く
「効率的」「差別化された」「革新的」「最適な」といった言葉は、何がどう違うかを説明しなくても文を埋めてくれます。下書きには便利ですが、読む人が判断する材料にはなりません。
修正前
革新的なダッシュボードで業務効率を最大化し、データに基づく意思決定を支援します。修正後
チャネル別の訪問数と購入数を1つの画面で比較し、前週から変化した項目にメモを残せます。
修正後の機能説明は、実際にその機能がある場合にしか使えません。製品を確認していないと、具体的な文へ直す過程でも事実を作ってしまいがちです。存在しない根拠を、もっともらしい事例や数字で補ってはいけません。
主張の横に「何を見れば確認できるか」と書いてみてください。機能は実際の画面で、規則は該当する方針で、成果は測定条件のある資料で確かめます。確認できなければ、その文を保留するか、主張の範囲を狭める方がよいでしょう。「マーケティングの成功を保証します」ではなく、実際に提供する機能や作業を書く、といった方法です。
4. 数字と条件は、読みやすくする前に検証する
不自然な文章より困るのは、読みやすいのに事実が間違っている文章です。推敲中に数字、日付、商品名、料金、適用条件が出てきたら、別に印を付けておいてください。文体の編集と事実確認を同時に行うと、滑らかな文章に納得してしまい、誤りを見過ごしやすくなります。
例えば、参照資料に「通常配送地域では、商品合計3万ウォン以上の注文で送料無料」と書かれているとします。
下書き
すべてのお客様に送料無料の特典をご提供します。修正
通常配送地域では、商品合計が3万ウォン以上の場合、送料が無料です。
「すべてのお客様」がなくなると、魅力が薄れたように見えるかもしれません。しかし、読者が注文条件を誤解する可能性も減ります。離島・山間部の条件が資料になければ、AIに補わせず、該当する資料で確認する必要があります。
Googleの生成AIコンテンツに関するガイドも、正確さ、品質、関連性を重視しています。ここでは検索表示のテクニックよりも、公開前に責任を持って事実を確認するための編集基準として読めば十分です。AIで作成したという事実だけでは、内容に誤りがあるかは判断できません。
5. すべての段落が同じ形なら、読む順番を変える
各見出しの下で、定義、重要性、3つの利点、結論が繰り返される記事を想像してください。目次は整っていますが、最後まで読む理由が弱くなります。読者が必要としているのは、一定の段落数ではなく、自分の疑問が順に解決されることです。
例えば「ニュースレターの件名の書き方」の目次が「件名の重要性→良い件名の特徴→作成戦略→期待できる効果」なら、次のように変えられます。
- 今回のメールで読者が得られることを1文にする。
- 同じ内容について、情報を伝える件名と疑問形の件名をそれぞれ書く。
- 件名で約束した内容が本文にあるか照合する。
- モバイルの受信トレイで、どの部分が省略されるか確認する。
- 配信後の結果を比較するときは、対象者と時期の違いを記録する。
この構成では、抽象的な説明より、書くことと確認することが中心になります。一方、概念を比較する記事なら表が適している場合があり、設定ガイドなら手順ごとの画面が必要です。すべての記事を同じ型に直す必要はありません。
見出しだけを読んでみるのも有効です。すべて別の記事に付けても違和感がなければ、一般的すぎるかもしれません。「効果的な活用戦略」より「件名と本文で約束していることが一致するか確認する」の方が、この記事の内容を明確に示します。
再び依頼するときは、文体より修正対象を指定する
一度にすべて書き直させると、確認済みの数字や条件まで変わる可能性があります。私は、文書全体を作り直すより、直す部分を決めて小さな単位で比較する方法を勧めます。次の依頼文は編集用の例です。
この記事の読者は、初めてニュースレターを担当するマーケティング担当者です。最初の2段落で同じ意味を繰り返している箇所を探してください。数字・方針・製品名は変えず、根拠が必要な主張には別に印を付けてください。全体を書き直す前に、修正する文と理由を提案してください。
この依頼で結果の正確さが保証されるわけではありませんが、何が変わったかを比較しやすくなります。修正案と原文を並べて、条件が削られていないか、新しい主張が増えていないかを読んで確認してください。
最後に、一度声に出して読むことを勧めます。口で説明しにくい文は、誰に何を伝えているかを見直す必要があります。ただし、すべてを話し言葉にしたり、文の長さをそろえたりする必要はありません。
公開前の確認は、3つの問いで足ります。読者が最初に知りたかったことに答えたか。実際に試せる例があるか。事実と条件が原資料と一致しているか。この3つが解決したら、残る表現は記事の性格と書き手の語り口に合わせて整えればよいのです。